Hledáme spolehlivou a samostatnou virtuální asistentku, která bude oporou vedení společnosti a postupně převezme část každodenního Back Office. Nejde jen o klasickou administrativu. Hledáme člověka, který má organizační schopnosti, umí si práci sám zorganizovat, dokáže si dohledat potřebné informace a nebojí se prostředí stavebnictví, technických projektů, Facility Managementu a nemovitostí. Většinu práce budete vykonávat z domova v režimu Home Office. Občas ale bude potřeba sednout do auta a vyřídit konkrétní věc osobně – například na úřadě, u klienta, na stavbě, při jednání nebo jinde v terénu. Proto je podmínkou řidičský průkaz skupiny B a aktivní řidičská praxe. Hledáme člověka, který když něco nezná, neřekne pouze „nevím“, ale řekne: „Zjistím to.“ A opravdu to zjistí.
Představujeme stabilní českou společnost působící v oblasti stavebnictví, rekonstrukcí, nové výstavby, Facility Managementu a nemovitostí. Společnost se věnuje jak rekonstrukcím a realizaci stavebních projektů, tak vlastní nové výstavbě. Vedle stavební činnosti má přesah také do oblasti Facility Managementu a aktivně pracuje s příležitostmi na trhu nemovitostí – včetně vyhledávání a výkupu zajímavých nemovitostí. Jedná se o firmu, kde se jednotlivé činnosti přirozeně prolínají. Asistentka vedení se proto může setkat s velmi různorodou agendou – od běžného Back Office přes komunikaci s úřady a klienty až po podklady související se stavebními projekty, provozem nemovitostí nebo novými investičními příležitostmi. Vedení společnosti je založené na lidském a férovém přístupu. Zároveň ale očekává od člověka ve své bezprostřední podpoře vysokou míru důvěry, pracovního nasazení, samostatnosti a loajality. Hledáme proto někoho, kdo nechce pouze plnit jednotlivé úkoly, ale chce se stát skutečnou oporou vedení a postupně převzít odpovědnost za část každodenní agendy.
Vaše práce bude různorodá a bude se postupně měnit podle toho, kde bude vaše pomoc nejvíce potřeba. Může zahrnovat například: administrativní podporu vedení společnosti, organizaci kalendáře, schůzek a termínů, práci s e-maily a dokumenty, přípravu podkladů pro jednání, práci s tabulkami a databázemi, vyhledávání a ověřování informací, komunikaci s úřady, klienty, dodavateli a dalšími partnery, přípravu a kontrolu dokumentace, administrativní podporu stavebních a projektových činností, práci s podklady souvisejícími se stavebnictvím, podporu při řešení provozních a Facility záležitostí, přípravu podkladů souvisejících s nemovitostmi, kontrolu termínů a úkolů, zajišťování různých provozních záležitostí, občasné osobní vyřízení záležitostí v terénu. Většinu práce tedy zvládnete z Home Office. Když ale bude potřeba něco osobně vyřídit, očekáváme, že jednoduše sednete do auta a danou věc zařídíte. Může jít například o návštěvu úřadu, předání nebo vyzvednutí dokumentů, schůzku u klienta, návštěvu stavby nebo jinou operativní záležitost. Terénní výjezdy budou samostatně finančně zohledněny a připočteny k fakturaci.
Hledáme člověka, který má: zkušenost s administrativou, Back Office, office managementem nebo podporou vedení, velmi dobré organizační schopnosti, schopnost pracovat samostatně, dobrý time management, smysl pro pořádek v dokumentech a informacích, dobrou uživatelskou znalost počítače a běžných online nástrojů, schopnost rychle se zorientovat v novém tématu, dobré komunikační schopnosti, diskrétnost a odpovědnost, řidičský průkaz skupiny B a aktivní řidičskou praxi, možnost pracovat na IČO. Výhodou bude zkušenost s prací virtuální asistentky, zkušenost s Back Office, zkušenost s podporou jednatele, manažera nebo majitele firmy, základní orientace ve stavebnictví, zkušenost s projektovou nebo stavební administrativou, základní orientace ve Facility Managementu, zájem o oblast nemovitostí, zkušenost s technickou dokumentací, zkušenost s komunikací s úřady nebo klienty, dobrá práce s Excelem / Google Sheets, zkušenost s CRM nebo databázemi. Nemusíte být stavební odborník. Potřebujeme ale, abyste měla základní technické uvažování a chuť se v oboru orientovat. Když narazíte na pojem, který neznáte, očekáváme, že si ho nejprve dohledáte. Když něčemu nerozumíte, zeptáte se. Když potřebujete informace, umíte je získat. Co je pro nás opravdu důležité Tato pozice je hodně o důvěře. Budete pracovat přímo s vedením společnosti a dostanete se k informacím, dokumentům a úkolům, které vyžadují diskrétnost. Proto hledáme člověka, který je: férový, loajální, pracovitý a spolehlivý. Vedoucí společnosti je člověk, který si zakládá na lidském a férovém jednání. Sám je velmi pracovitý a očekává stejný přístup také od člověka, který mu bude asistovat. Nečeká se slepé plnění příkazů. Očekává se pracovní nasazení, samostatnost, odpovědnost a vzájemná důvěra. Pokud něco slíbíte, platí to. Pokud něco nestíháte, řeknete to včas. Pokud uděláte chybu, přiznáte ji a hledáte řešení. A pokud dostanete úkol, není potřeba vás několikrát upozorňovat, že ho máte dokončit.
spolupráci na IČO, převážně Home Office, flexibilní organizaci práce, dlouhodobou spolupráci, přímou spolupráci s vedením společnosti, různorodou práci v prostředí stavebnictví, Facility a nemovitostí, možnost postupně převzít větší část Back Office agendy, podporu a zaučení do používaných systémů, možnost profesně se rozvíjet, samostatné finanční ohodnocení za terénní výjezdy, které se připočítá k fakturaci. Konkrétní rozsah spolupráce, hodinová sazba a podmínky odměňování budou předmětem dohody při pohovoru.
Protože nehledáme člověka pouze na přepisování dokumentů a vyřizování e-mailů. Budete pracovat přímo s vedením společnosti a postupně získáte přehled o tom, jak funguje firma, která se pohybuje mezi stavebnictvím, rekonstrukcemi, novou výstavbou, Facility Managementem a nemovitostmi. Práce bude různorodá. Většinu času budete pracovat z Home Office. Občas ale přijde situace, kdy je potřeba zvednout se od počítače, sednout do auta a něco osobně vyřídit. Jeden den budete řešit dokumenty a tabulky, druhý den hledat informace pro konkrétní projekt a další den můžete vyrazit ke klientovi, na úřad nebo na stavbu. Pokud vás baví organizovat, hledat řešení, učit se nové věci a máte ráda, když za vámi zůstává skutečně hotová práce, může vám tato spolupráce sedět.
Pokud vás nabídka zaujala, pošlete nám svůj životopis nebo odkaz na LinkedIn a krátce o sobě napište. Zajímá nás především: co jste doposud dělala, s jakou administrativou nebo Back Office máte zkušenost, jaké online nástroje ovládáte, zda máte zkušenost se stavebnictvím nebo technickým prostředím, zda máte zkušenost s Facility Managementem nebo nemovitostmi, kolik času týdně můžete spolupráci věnovat, zda máte aktivní IČO, zda máte řidičský průkaz skupiny B a aktivně řídíte. Do odpovědi prosím napište také jednu věc: Co uděláte, když dostanete úkol, se kterým jste se nikdy předtím nesetkala? Odpověď nám řekne možná víc než samotný životopis. Po zaslání podkladů si krátce zavoláme a pokud si budeme vzájemně sedět, domluvíme další postup. Hledáme dlouhodobou spolupráci a člověka, kterému můžeme věřit.
